Sağlık Sektöründe Performans Görüşmeleri Nasıl Yapılmalı ve Sistem Nasıl Kurulmalıdır?

Sağlık Sektöründe Performans Görüşmeleri Nasıl Yapılmalı ve Sistem Nasıl Kurulmalıdır?

Rekabet artıyor. Değişkenlikler fazla... İnsanın dayanıklı, uyumlu, sakin, esnek, bilgili, prensipli, nazik, sürekli öğrenen, sevgi dolu hali artık daha fazla ayırt edici… Siz hala dünü tekrar ediyorsanız, yarın ne yazık ki belki de ‘olmayacaksınız’. Acı ama gerçek olan bu durum kurumlar için de geçerli…
 
Donanımlı ve yetkin insan, hep kıymetliydi, artık daha fazla öncelikli…
 
Sağlık sektöründe hizmet sunan her birey, hem kişisel (insan davranışları-becerileri) hem de mesleki (teknik uzmanlıkları) açıdan sürekli güncel kalmalı ve hizmet sunduğu bireylere daima iyi gelmeli. Aksi düşünülemez. Bunu kendinizle birlikte çalışanlarınızda da sağlamanız gerekir. Etkin bir performans sistemine sahip olarak ve bu sisteme inanarak muazzam bir kurum ortamı yaratmak mümkün. Gelin size bu yazıda, bu konudan biraz bahsetmeye çalışayım. Yine deneyimden ve yine yaşanmışlıklarla…
Önce tanımını yapalım.
 
Performans sistemi nedir?
Çalışanların ve yöneticilerin yeteneklerini geliştirmek, kişilerin potansiyelini açığa çıkarmak, davranışları ve alışkanlıkları değerlendirmek, geliştirmek üzere, kişisel ve mesleki açıdan nitelikli bir ekibe sahip olmak ve kurumun stratejik hedeflerine ulaşılması için uygulanan sistematik bir ölçüm yöntemidir.
 
Hangi yöntemler kullanılır? Başlıca amaçları nelerdir?
Geleneksel ve modern birçok yöntem kullanılmaktadır. En sevdiklerim ve önerdiklerim arasında 360 derece değerlendirme, amaçlara göre değerlendirme yöntemi, dengeli sonuç kartı (balanced score card) ve yetkinliklere dayalı değerlendirme yöntemlerini söyleyebilirim. Ben sizlere yetkinlik bazlı değerlendirme yönteminden bahsedeceğim. 
 
  • Sağlık sektöründe unvan/meslek bazlı yetkinlikler oluşturulmalı ve yine önceden belirlenmiş olan stratejik hedefleri kapsamalıdır. Bu durum hedeflere daha kolay ulaşmayı sağlar.
  • İstenen şekliyle kurum kültürü oluşturmaya, ortak değerleri belirlemeye yarar.
  • Ortak dil oluşturarak, multidisipliner bir çalışma ortamına olanak verir.
  • Takım ruhu oluşturarak, keyifli ve verimli bir çalışma ortamı yaratır.
  • Objektif, adaletli değerlendirme ile güçlü ve zayıf bireyler birbirinden ayrılır. Eğitim ihtiyaçları ortaya çıkar. Buna bağlı olarak ücret standartları oluşturulabilir.
  • Yönetici ve çalışan arasındaki iletişim ve güven duygusu güçlenir.
  • Başarılar ödüllendirilir, içeriden terfilere izin verir.
  • Yöneticilerde de kendilerine ait farkındalık oluşmasına neden olur.
  • Sürekli öğrenme ve gelişme hali, yöneticilerde hem de çalışanlarda, mesleki doyum ve tatmin duygusunu yaşamaya olanak verir.
 
Ne sıklıkta ve nasıl uygulanmalıdır?
Tüm çalışanları (hekimler dahil) kapsayacak şekilde, yılda iki kez yapılmasını öneriyorum. Karşılıklı yapılan görüşmede, beklentiler de çift yönlü olarak, açık ve samimi bir şekilde iletilmiş olur. Güçlü yönlere odaklanıp, kişide farkındalık yaratarak devamlılığını sağlamak, böylelikle de motivasyon yaratmak, geliştirilmesi gereken yönler için de eğitim planları ve hedefler oluşturma amacına yönelik yapıldığı unutulmamalıdır.
 
İstenen sonuca ulaşana kadar gelişim ve kişiler takip edilmeli ve ardından yeni zorlayıcı hedefler belirlenmelidir. Bu yöneticinin çalışanıyla birlikte yaptığı bir yolculuktur ve keyiflidir. Kendileriyle birlikte etrafına da değer katar. Çalışanlarla dönem dönem görüşmeler için performans görüşme dönemi beklenmemelidir. İyi örnekler üzerinden vaka çalışmaları (teşekkür ve takdir etmeyi unutmadan), istenmeyen durumlar için de ‘neden oldu’ ve ‘bir daha yaşamamak adına ne yapmalıyız’ görüşmeleri yapılmalıdır. Görüşmeler ve geri bildirimler hamburger yöntemi ile (bunun için başka bir yazı yazmıştım, bakmanızı öneririm), hoşgörülü, amacına uygun, özel zaman ayırarak, somut hedefler belirlenerek, güzel niyetlerle yapılmalıdır.
 
Yöneticilerle yapılacak görüşmeler için olması gereken sayıca çok yetkinliklere bazı örnekler vermek isterim:

Örnek 1: Beklenen davranış - Değişime liderlik etmek
Davranış göstergeleri:
  • Organizasyonel değişimi kolaylaştırmak için etkili yöntemler kullanır.
  • Ekip üyelerinin değişime direncini aşmalarında yardımcı olur.                             
  • Ekibi değişim sürecinin içine katar, ekip üyelerinden gelen farklı fikir ve yaklaşımlarına açık olur, iyi fikirleri destekler ve kullanır.                                                           
  • Vizyonerdir, yenilikleri takip eder, araştırır.                                                           
  • Değişim aşamasında riskleri yönetir.                                                                      
  • Motivasyonu yüksektir, pozitif enerji verir.                                                            
  • Değişime katkıda bulunan ekip üyelerini takdir eder, ödüllendirir.                       
  • Değişimin sonuçlarını takip eder.                
 
Örnek 2: Başarılı, mutlu ekip oluşturma ve süreklilik sağlama.
Örnek 3: Mesleki ve kişisel gelişim için prensipli ve sistemli çalışma
Örnek 4: Planlı ve sonuç odaklı çalışma                                                                                                                         

Hekimlerle yapılacak görüşmeler için görüşülecek konulara örnekler de eklemek yararlı olacaktır:
  • Hasta sayısı, ameliyat sayısı, ciro gibi veriler karşılaştırmalı olarak konuşulabilir.
  • Hasta geri bildirimleri (teşekkür/şikayetler ve ayrıntıları) hekimlerle paylaşılarak sürece dahil olmaları sağlanır.
  • Hasta güvenliğine yansıyan konular ve önlemler kendilerinin görüşleriyle derinleşir ve büyür.
  • Toplantılara etkin katılımlarının sağlanması için bu gösterge takip edilir.
  • Tıbbi kayıtların içeriğinin uygunluğu hem hukuksal hem de tıbbi hizmetlerin niteliği açısından oldukça önemlidir.
  • Kongre ve bilimsel çalışmaları desteklenmeli ve içerikler bu görüşmelerde konuşulmalıdır.
  • Karşılıklı beklentiler ilaveten paylaşılmalıdır.
 
Yukarıda verdiğim örnekler tüm unvanlar ve meslekler için oluşturulmalı, her kurum kendi hedeflerine ve vizyonuna paralel olarak ilave başlıkları eklemelidir.

Yazımın sonunda son söz olarak başta yaptığım girişi hatırlatmak isterim. Sağlık sektöründe hizmet sunan her birey, hem kişisel (insan davranışları-becerileri), hem de mesleki (teknik uzmanlıkları) açısından sürekli güncel kalmalı ve hizmet sunduğu bireylere daima iyi gelmelidir. Bunu kendinizle birlikte çalışanlarınızda da sağlamanız gerekir. Etkin bir performans sistemine sahip olarak ve bu sisteme inanarak muazzam bir kurum ortamı yaratmak mümkün.

Seyyal HACIBEKİROĞLU
SEY Danışmanlık / SEY Akademi / Kurucu